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Mit dem Befüllen der Belegliste ist ein Teil des zahlenmäßigen Kostennachweises erledigt. Nun erfolgt die Gegenüberstellung der für das Projekt eingesammelten und den dafür ausgegebenen Mitteln. Alle Einnahmen – wie Eigenmittel, Fördermittel (auch die von anderen Fördermittelgeber*innen), Spenden, Darlehen etc. – werden addiert und den Ausgaben gegenübergestellt, um die tatsächlichen Projektkosten zu ermitteln. Formulare für Zuwendungsempfangende. Häufig weichen die tatsächlichen Kosten von den kalkulierten bzw. beantragten Kosten ab. In der Abrechnung müssen Einnahmen und Ausgaben jedoch gleich sein. Ausgaben waren höher Ist die Summe am Ende der Belegliste höher als die bewilligten Mittel, können zum Beispiel die Eigenmittel erhöht werden, damit der Betrag am Ende stimmt. Ausgaben waren geringer Fallen die Kosten am Ende geringer aus als veranschlagt, ist es wichtig zu wissen, ob für die Fördermittelvergabe eine Fehlbedarfsfinanzierung oder eine Anteilsfinanzierung vereinbart wurde. Bei vereinbarter Fehlbedarfsfinanzierung reduziert sich der Förderzuschuss um den Betrag, der weniger ausgegeben wurde.
B. Presseberichte oder für das Projekt erstellte Materialien Wichtig: Nicht alle dieser Fragen sind für jedes Projekt relevant. Auch eine Auswahl kann für den Sachbericht ausreichend sein. Der zahlenmäßige Nachweis wird auf Basis des Kosten- und Finanzierungsplans erstellt. Darin sind die Kosten enthalten, die als Fördergelder bewilligt wurden. Es ist sinnvoll, wirklich auch nur diese Kosten aufzuführen, um keine Verwirrung zu stiften. Bei der Erstellung solltet ihr unbedingt auf den Bewilligungszeitraum achten: Kosten, die vor dem Bewilligungszeitraum liegen, dürfen nicht angegeben werden. Somit sind nur Belege zulässig, die innerhalb des Bewilligungszeitraums eingegangen und bezahlt wurden. Folgende Fragen sollten in der Einnahmen-Ausgaben-Übersicht beantwortet werden: Sind die Kosten wie geplant entstanden? Wurden die abgerufenen Mittel zeitnah ausgegeben? Wurden die abgerufenen Mittel komplett ausgegeben? Sachbericht fördermittel beispiel. Wurden die geforderten Eigenmittel voll eingesetzt?