Somit wird klar, dass außerhalb einer starren Ordnerstruktur die digitale Ablage viel flexibler und individueller strukturiert und auch durchsucht werden kann. Es sind jedoch Schlagwörter, die entscheidende Verbindungen zwischen einzelnen Kategorien und Dokumenten schaffen. Was genau damit gemeint ist, soll in den folgenden Beispielen gezeigt werden. Beispiele für Ordnungssysteme
Die folgenden Fälle verdeutlichen die Grenzen einer Ordnerstruktur und zeigen wie mit Schlagwörtern nicht nur Chaos durch Dopplungen vermieden, sondern auch (Speicher-)Platz gespart werden kann. Altersvorsorge
Die Absicherung des Lebensabends kann sehr unterschiedlich und vielfältig sein. Nicht selten kommen dabei diverse Unterlagen zusammen, die es sinnvoll einzuordnen gilt. Bei Ordnern sind hier Kompromisse nötig, wodurch es schwerfällt den Überblick zu behalten. Werden für die Altersvorsorge wichtige Dokumente in Docutain abgelegt, können Sie die Dateien mit Tags versehen. Neben dem Dokumententyp, z. Automatische Verschlagwortung in SharePoint | Veroo Consulting GmbH. B. Vertrag oder Beglaubigung, können Sie auch das Schlagwort "Altersvorsorge" zuordnen und somit alle relevanten Unterlagen sekundenschnell aufrufen.
- Verschlagwortung von Dokumenten [IMS-Demowiki]
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Verschlagwortung Von Dokumenten [Ims-Demowiki]
Das zentrale Kriterium für das Aufbewahren von Dokumenten ist in der Tat die Revisionsicherheit. Das heißt das archivierte Dokument muss jederzeit exakt so aussehen wie bei der Erstellung oder der Ablage. Klingt banal, ist aber keine Selbstverständlichkeit. Denn sämtliche Ausgangsbelege wie Rechnungen, Angebote, Lieferscheine etc. lassen sich auch Jahre später noch aus dem eigenen ERP-System ziehen. Viele Unternehmen nutzen oder missinterpretieren diese Möglichkeit als Dokumenten-Archivierung. Das ist fatal, denn hat sich in diesem Zeitfenster irgendetwas verändert – beispielsweise Geschäftsform, Logo, Adresse – so finden sich diese Änderungen auf dem neuen Dokument wieder. Damit ist dieses Dokument keine identische Kopie und entspricht weder den Grundsätzen der ordentlichen Buchführung (GoB) noch den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). 5. Verschlagwortung von Dokumenten [IMS-Demowiki]. Raten Sie deshalb zu einem Archiv in Papierform? Nein. Es ist zwar richtig, dass die Original-Belege in Papierform per Definition immer revisionssicher sind, allerdings gibt es zusätzlich zu den vorhin beschriebenen Kriterien für eine gute Archivierung noch zwei weitere Punkte, die bei Papier nicht gegeben sind: Platzsparend und redundant.
Automatische Verschlagwortung In Sharepoint | Veroo Consulting Gmbh
Die Erkennung von Begriffs-Varianten und Falsch-Schreibungen erfordert u. U. den Einsatz spezieller Software, mindestens aber einen hohen Trainingsaufwand für die Erkennung. Unter Umständen verfälschend: Die alleinige Ausrichtung der Recherche auf die Ergebnisse der automatischen Indexierung ist dann kontraproduktiv, wenn die relevanten Dokumentations-Einheiten nicht vollständig und nicht in gleichmäßiger Indexierungs-Qualität davon erfasst werden. Des Weiteren kann sich eine mangelnde Trennschärfe bei der falschen Benutzung oder bei Mehrfachbedeutungen von Begriffen in automatisch indexierten Texten ergeben. Automatische Verschlagwortung - bitfarm-Archiv DMS. Zur Minimierung/Eliminierung erkannter Nachteile bietet sich eine Kombination von herkömmlich ermittelten Metadaten mit Ergebnissen der automatischen Indexierung an. Beratungsleistungen
Inhaltserschließung: Projekt-Planung und -Leitung
Auswahl von Metadaten-Standards, Entwurf von Metadaten-Schemata und Klassifikationen
Bewertung von Indexierungs-Methoden
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1. Aus Ihrer Erfahrung: Wie organisieren Unternehmen heutzutage die Ablage wichtiger Dokumente? Viele Unternehmen haben bezüglich Ablage und Archivierung wichtiger Dokumente noch immer kein fertiges und konsistentes System. Oftmals existiert ein bunter Mix aus digital archivierten Daten und Dokumenten in klassischen Leitzordnern. Neben dem Papierarchiv, in dem vorzugsweise Eingangsbelege gesammelt, sortiert und abgeheftet werden, erfolgt die Ablage von Ausgangsbelegen dann im Filesystem von Windows, in E-Mail-Postfächern oder im ERP-System. Oftmals liegen die Daten gar auf unterschiedlichen Festplatten. Leider ist dies noch immer gängige Praxis in Unternehmen. Viele Mitarbeiter – vom Sachbearbeiter bis zum Abteilungsleiter – verbringen deshalb einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten. 2. Wissen Sie grob, um wieviel Zeit es sich hier handelt? Wir haben einmal über einen längeren Zeitraum getestet und ausgewertet, wie lange Mitarbeiter für die Suche nach Dokumenten benötigen, die nicht zentral abgelegt sind.
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Ist darin das Terminologiesystem der jeweiligen Institution ( Thesaurus, Klassifikation etc. ) implementiert, sind die Unterschiede zur intellektuellen Indexierung teils nicht mehr wesentlich. Im Gegensatz zur Indexierung durch Menschen steigt die Indexierungskonsistenz. Damit ist es auch möglich, nach einer Überarbeitung des Terminologiesystems oder anderen Verbesserungen des Verfahrens die gesamte Dokumentenkollektion mit überschaubarem Aufwand erneut maschinell zu bearbeiten. Besonders beim Bibliothekskatalog nennt man die automatische Indexerstellung – auch innerhalb mehrgliedriger Schlagwortketten einer syntaktischen Indizierung, die bei einer manuellen Verschlagwortung durch Fachpersonal vergeben wurden ( Schlagwortkatalog) – Verstichwortung, woraus der Stichwortkatalog entsteht. Auch die automatische Extrahierung von Stichwörtern aus einem Volltext – etwa zur Indexerstellung – wird so genannt. Computergestützte Indexierung [ Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Bei der computergestützten oder halbautomatischen Indexierung (auch Indizierung) werden Deskriptoren maschinell vorgeschlagen und manuell ausgewählt.
Bei der Archivierung von Dokumenten werden diese üblicherweise mit Indexbegriffen angereichert und können so später leichter gefunden werden. Die manuelle Indexierung ist dabei zeitaufwendiger als die automatische Verschlagwortung, die bei ähnlich oder sogar gleich aufgebauten Dokumenten durch das Auslesen des Dokumentes anhand von Mustern sehr gut funktioniert. Erkannte Metadaten werden dabei bereits vorausgefüllt und können je nach Konfiguration bereits ausreichen oder manuell ergänzt werden.
Zausig G. Adresse: Kolbackerstr. 4 PLZ: 77815 Stadt/Gemeinde: Bühl ( Rastatt) Kontaktdaten: 07223 2 40 81 Kategorie: Immobilien in Bühl Aktualisiert vor mehr als 6 Monaten | Siehst du etwas, das nicht korrekt ist? Bild hinzufügen Bewertung schreiben
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