Achtung: Es muss sich im jeden Fall um den konkreten Empfänger einer Leistung handeln. Der Ort, an dem geleistet wurde oder ein Drittempfänger der Rechnung reichen dafür nicht aus. Tatsächlich postalisch zugestellte Rechnungen werden vom Leistungsempfänger üblicherweise mit einem Eingangsstempel abgestempelt. Das ist insbesondere wichtig für die Zahlungsfrist: Zählt die Rechnung als offiziell eingegangen, läuft die auf der Rechnung angegebene Frist. GoBD und Eingangsrechnungen - Scopevisio Deutschland. Eine Sache für sich: Die Rechnungsnummer
Bei der Rechnungsnummer wird es für viele Menschen, die eben erst in die Selbstständigkeit gestartet sind, manchmal unübersichtlich. Das Wichtigste zuerst: Sie muss immer eindeutig sein. Das heißt, dass keine Rechnungsnummer mehr als einmal vergeben werden darf. Theoretisch genügt es also, für jede Rechnung einfach eine fortlaufende Nummer zu vergeben. Wer allerdings nur hin und wieder mal eine Rechnung schreibt, kann hierbei schnell vergessen, bei welcher Zahl er zuletzt 'stehengeblieben' ist. Etwas komplizierter, dafür aber wasserdicht, sind Rechnungsnummern, die nach einem bestimmten System vergeben werden.
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klappt auch auf dem Smartphone
Die meisten PDF-Editoren verfügen über einen Stempel-Bereich: vorgefertigte Grafiken können in einem Dokument frei positioniert werden. Neben einer Standard-Auswahl ("Datum", "Genehmigt", "Ablage" usw. ) gibt es auch die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen. Gerade bei der Bearbeitung von Dateien unterwegs kann das ein Vorteil sein: Man wählt den passenden Stempel aus, ergänzt diesen mit einem Häkchen oder Hinweis – und schon erinnert man sich später leichter z. B. an den Bearbeitungsstand. Elektronische Rechnung: Eingang, Ausgang, Aufbewahrung | Finance | Haufe. Oder der Empfänger der Datei erkennt rascher, wie er mit den Unterlagen verfahren soll. Dazu kommt, dass der Austausch über Plattformen und Software hinweg recht problemlos ist: Wenn Sie beispielsweise mit Windows-Adobe einen Stempel einfügen, so können Sie mit Mac-PDF-Expert den Stempel bearbeiten, die Größe ändern, ihn löschen usw.
Stempel erstellen
Einfache Stempel-Texte können Sie oft im PDF-Editor direkt erstellen. Hier als Beispiel die entsprechende Funktion in iOS-PDF-Expert, sogar eine kleine Automatisierung für Datum und Uhrzeit wird angeboten (bei jeder Verwendung des Stempels wird automatisch das jeweils aktuelle Datum eingefügt).
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Der Scan-Administrator seinerseits kann umgehend nach der Digitalisierung die korrekte Anzahl der gescannten Eingangsrechnungen prüfen und die Dokumente zur Rechnungsprüfung weiterleiten. Durch Einsatz des Barcode-Typs 39 sind auch Buchstaben-Kürzel, z. für eine Mandantentrennung umsetzbar. Dies eröffnet weitere Möglichkeiten für eine vereinfachte Rechnungsprüfung bzw. Rechnungsverarbeitung. Der Barcodewert kann zusätzlich auch in Klarschrift unterhalb des Strichcodes gedruckt werden und ist somit für das menschliche Auge lesbar. Der Druck von Barcode-Etiketten oder Trennblättern mit Patchcode entfällt gänzlich. Leistungsmerkmale des elektronischen Barcode Stempels
Nummer, Datum, Uhrzeit, Text sowie Grafiken
drei verschiedene Barcode-Typen (Interleaved 2/5, Code 39 und Code 128B) für fortlaufende Nummerierungen
Es können bis zu 4 Druckbilder im Gerät gespeichert werden. Druckbild kann einfach und schnell am PC erstellt und per USB übertragen werden, optional auch per Bluetooth. Eingangsstempel | Zahnärzte für Niedersachsen. Durch Akkubetrieb lässt er sich handlich und leicht zum zu bedruckenden Gut bringen.
Aufbewahrung der elektronischen Rechnung
Elektronische Rechnungen (und alle dazugehörigen Dokumente) müssen, ebenso wie die Papierrechnung, mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalendervierteljahrs, in dem die Rechnungsausstellung erfolgt. Dennoch gelten die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung und die Grundsätze zum Datenzugriff bzw. der Prüfbarkeit digitaler Medien trotz der Neuerungen des Steuervereinfachungsgesetzes weiterhin. Eine Archivierung der elektronischen Rechnungen auf CD-ROM oder Mikrofilm ist möglich. Nicht erlaubt ist dagegen eine ausgedruckte Form der Rechnung. Eingangsstempel auf rechnungen youtube. Wird eine elektronische Rechnung während der Aufbewahrungsfrist unleserlich, darf sie nicht berichtigt werden, da eine nachträgliche Änderung nicht zulässig ist. Die Unterlagen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter sie jederzeit prüfen kann. Die Frist von zehn Jahren gilt auch dann, wenn die elektronische Rechnung nicht mit einem expliziten Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht versehen ist.