Genau hier setzt Punkt #3 an. Verplane NIEMALS deinen kompletten Tag, sondern arbeite mit Pufferzeiten. Faustregel nach der ALPEN-Methode:
60% des (Arbeits-)Tages für geplante Aufgaben und Termine reservieren
40% des (Arbeits-)Tages als Zeitpuffer für unerwartete und spontane Aktivitäten blockieren
So kannst du Störungen entspannt entgegen sehen, weil du weißt, dass du deinen Tagesplan dennoch erfüllen kannst. #4 Entscheidungen treffen
Unser aller Tag hat nur 24 Stunden. Es ist unmöglich, in dieser Zeitspanne alle Aufgaben, Termine, Verpflichtungen zu erfüllen. Alpen methode vorlage pdf gratuit. Das musst du akzeptieren – genauso wie dein Kunde oder dein Chef. Daher musst du Entscheidungen treffen und Prioritäten festlegen. Du solltest dir pro Tag maximal 3 Tages-Prioritäten vornehmen und diese wichtigen Aufgaben auch tatsächlich erledigen. Alles andere muss entweder warten oder von dir an andere delegiert werden. Wenn du am Abend deinen Tag reflektierst, solltest Du das Gefühl haben, etwas Wichtiges und Sinnvolles geleistet und dein Tagesziel erreicht zu haben.
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Folglich sollten entsprechende Zeiten im Terminkalender vorgesehen sein. Ratsam ist außerdem, Puffer einzuplanen. Die Puffer verhindern zum einen, dass wichtige Termine zu eng beieinander liegen. Zum anderen verschaffen die Puffer etwas Luft. Klappt eine Aufgabe nicht wie geplant, gerät durch die Puffer nicht der gesamte Zeitplan gleich aus den Fugen. Andersherum werden kurze Verschnaufpausen möglich, die dabei helfen, die Konzentration zu bewahren. Alpen methode vorlage pdf format. Stehen Projekte an, müssen dafür Arbeitspakete und Meilensteine definiert und ebenfalls erfasst werden. Projektabschnitte, die erfolgreich abgeschlossen sind, können abgehakt werden. Das hilft nicht nur dabei, den Überblick zu bewahren und das übergeordnete Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Stattdessen steigt auch die Motivation, wenn die Liste an erreichten Meilensteinen immer länger wird. Sind die Projekte, Arbeiten und Aufträge erfasst, sollten sie nach Wichtigkeit geordnet werden. Aus der Wichtigkeit ergibt sich die Reihenfolge, in der die Aufgaben abgearbeitet werden.
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Natürlich kann es trotz Anwendung der 60:40-Regel dazu kommen, dass einem die Zeit für die Erledigung bestimmter Aufgaben nicht reicht. Ursache hierfür kann zum Beispiel die Leistungskurve sein. Daher sollten grundsätzlich ausreichend Pausen in einer Tagesplanung nicht fehlen. Entscheidungen treffen [ Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Auch beim besten Willen: Ohne Weglassen, (Ab-)Kürzen, Schwerpunktsetzung und Delegation von Aufgaben an Andere kommt man meistens in einer vorgegebenen Zeit nicht zum Ziel. Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode. Die wichtigste Aufgabe bei diesem Arbeitsschritt besteht im Setzen von Prioritäten. Dies kann auf verschiedene Art und Weise geschehen. Ob nach Eisenhower, ABC oder einer anderen Planungsart, sollten die Aufgaben betrachtet und konsequent behandelt werden. Auch wenn am Ende des Tages noch Zeit wäre, sollten vorher delegierte Aufgaben nicht selbst erledigt werden. Besser sollte man dieses Wissen in die nächsten Tagesplanungen aufnehmen und dafür mehr "A"-Aufgaben erledigen. Nachkontrolle [ Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Nicht nur eine Kontrolle der einzelnen Punkte, sondern auch eine Kontrolle der Planung sollte hier erfolgen.
N – Nachkontrolle Für die ALPEN-Methode gilt: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Die Technik ist für sich genommen eine solide Basis für das Zeitmanagement. Gleichzeitig sieht diese aber auch selber eine Nachkontrolle der Ergebnisse vor. So können Sie zunehmend besser beurteilen, ob Sie Ihre Aktivitäten vollständig auflisten, geeignetes Zeitmanagement und Prioritäten richtig setzen. Die ALPEN-Methode und modernes Zeitmanagement. Das Aufgabenmanagement wird mit Erfahrungswerten immer präziser und nützlicher und hilft so auch bei den Lessons Learned. 2. Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode Zu den Vorteilen der ALPEN-Methode zählen vor allem: kurze Vorbereitungszeit hilfreiche Visualisierung des Tagesablaufs, z. als Liste oder Tabelle Pufferzeiten minimieren risikieren flexible Einteilung, individuell für jeden Tag erledigte Aufgaben durchzustreichen sichert Erfolgserlebnisse fördert und belohnt Selbstdisziplin Doch die Technik eignet sich nicht für jeden Tagesablauf und jeden Charakter. Die Nachteile der ALPEN-Methode: Die Umsetzung im Team ist aufgrund der gemeinsamen Terminsuche schwieriger die anstrebten 40% Puffer sind in manchen Branchen zu viel und müssen reduziert werden funktioniert bei einer klar abgesteckten To-Do-Liste am besten, aber nicht in agilen Umfeldern ohne Selbstorganisation hilft die Methode nicht 3.
Das geht z. in 10er-Schritten auf einer Skale von 10 bis 99. Einsatzbereite Aufgabenliste nach ALPEN-Methode Entsprechend der Prioritäten werden die Aufgaben bearbeitet. Was an einem Arbeitstag nicht mehr zu schaffen ist, fließt in die Planung des nächsten Tages ein. Die Tabelle zeigt das Beispiel für eine Tagesplanung mit der ALPEN-Methode: Aufgabe Dauer Puffer Priorität Meeting zur Strategie 3 Stunden 30 Minuten 99 Telefonat mit Geschäftspartner 1 Stunde 15 Minuten 90 Terminabstimmung mit Stakeholdern per E-Mail 30 Minuten 5 Minuten 80 Webinar zu SEO 1 Stunde 15 Minuten 70 Aufbau Newsletter 2, 5 Stunden 25 Minuten 60 Nach jedem Arbeitstag sollte die Liste ein weiteres Mal angeschaut und der Erfolg beurteilt werden. Wie viele der vorgenommen Aktivitäten konnte ich erledigen? ᐅ ALPEN-Methode » Definition, Erklärung mit Zusammenfassung u. Beispiel. Welche hat länger gedauert? Was hat gut funktioniert? Mit jedem Tag können Sie so Ihre Abläufe genauer planen. 📌 Gut zu wissen: Vorlage für die ALPEN-Methode Eine spezielle Vorlage ist für die Methode nicht notwendig, da eine einfache Tabelle völlig ausreichend ist.
Schließlich würde es wenig Sinn machen, den halben Tag mit Aufgaben zu verbringen, die nicht ganz so wichtig sind und vor allem nicht sofort erledigt werden müssen, wenn auf der anderen Seite Aufgaben mit sehr hoher Priorität regelmäßig liegen bleiben. Dabei gibt es für ein effektives Zeitmanagement verschiedene Methoden. Das Eisenhower-Prinzip, die ABCD-Analyse oder die Salami-Taktik sind ein paar Beispiele. Eine andere Variante ist die ALPEN-Methode. Die ALPEN-Methode geht auf den Zeitmanagement-Experten Prof. Dr. Lothar J. Seiwert zurück. Die Idee hinter der Methode ist, die Aufgaben eines Tages in kleine, überschaubare Abschnitte einzuteilen. Dadurch wird der Zeitdruck reduziert und auch der Stress fällt geringer aus. Ein großer Pluspunkt der Methode ist zudem, dass sie im Unterschied zu anderen Taktiken nicht konsequent umgesetzt werden muss. Alpen methode vorlage pdf download. Stattdessen kann sie auch nur bei Bedarf zum Einsatz kommen. Die ALPEN-Methode umfasst fünf Schritte und aus den Anfangsbuchstaben dieser fünf Schritte ergibt sich das Wort ALPEN:
A ufgaben: Arbeiten und Termine erfassen
L änge: Dauer der einzelnen Aktivitäten abschätzen
P ufferzeiten: Zeitreserven und Pausen einplanen
E ntscheidungsfragen: Prioritäten setzen
N achkontrolle: Zeitplanung überprüfen
Aufgaben, Arbeiten und Termine notieren
Im ersten Schritt wird eine klassische To-Do-Liste erstellt.
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