Der folgende Beitrag stellt nur meine laienhafte Meinung dar und ist keine Rechtsberatung. Für die Korrektheit dieser Infos übernehme ich keine Gewähr. Im Zweifel fragt Ihr einfach noch den Anwalt Eures Vertrauens. Weiter unten gebe ich Euch noch einen DSGVO-Buchtipp (Amazon-Affiliate-Link). Das Thema EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) geistert ja schon seit über zwei Jahren im Netz herum, doch erst in den letzten Wochen wurde das Thema so richtig schön aufgeregt diskutiert. Diese DSGVO soll ab 25. 05. 2018 endgültig (denn die Übergangsfrist läuft schon seit 2 Jahren) für eine EU-weit einheitliche Regelung bezüglich der Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten stehen. Dies betrifft Selbständige, Gewerbetreibende, Nebenberufler, Groß-Konzerne, KMU, Künstler usw. – also all diejenigen, die mit personenbezogenen Daten zu tun haben. Für diejenigen, die bezüglich der DSGVO den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen, habe ich eine kleine Anleitung erstellt. Folgende 4 Schritte schlage ich Euch vor:
1.
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Name Adresse Geburtsdatum Kontodaten Religion Aufenthaltsort Krankheiten Telefonnummer E-Mail-Adresse IP-Adresse Standortdaten KfZ-Kennzeichen Somit betrifft es auch DICH. Als Unternehmer und als Webseiten Besucher gleichermaßen. Sobald ein Besucher auf deiner Webseite ist, bist du in der Verantwortung. Nun haben wir das geklärt, jetzt geht´s an die Umsetzung. Nimm dir jeden Tag ein wenig Zeit für einen Punkt der DSGVO. 1. Erfassen & sammeln Am Anfang erfasst du schriftlich, welche Daten du verarbeitest. Das ist die Ausgangsbasis für die deinen späteres Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten welche Tools und Drittanbieter verwendest du nach außen hin (z. B. auf deiner Webseite), bzw. intern (CRM, Buchhaltungssoftware, Clouds) welche Daten leitest du in welcher Form weiter? Wie laufen deine Prozesse von A-Z ab: von Kunde findet/ kontaktiert dich bis Kunde verabschiedet sich glücklich? 2. Änderungen vornehmen wo nötig auf deiner Webseite, zum Beispiel neue Seite anlegen mit dem Titel Datenschutzerklärung oder bei eine Datenschutzerklärung erstellen, in der alle Tools aus Punkt 1 wiederzufinden sind und einbinden.
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Willkommen zum 2. Teil der Serie, wie Sie Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten richtig erstellen. Im letzten Beitrag habe ich Ihnen gezeigt, was Sie allgemein beim Aufbau beachten müssen und welche Gedanken Sie sich vorab machen sollten, hier kommen Sie zurück zum ersten Teil: Teil 1: Vorbereitung und grundsätzliche Elemente. Heute gehen wir Schritt für Schritt den Prozess durch und erstellen ein Verzeichnis für die Muster GmbH. Schritt 1: legen Sie ein Hauptblatt an
Das Hauptblatt soll Informationen, die eher selten verändert werden, und die Helfen, das vorliegende Verzeichnis zu verstehen. Diese können sein:
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung (Anschrift, Vertreter usw. ) Informationen zum Datenschutzbeauftragten, wenn anwendbar Allgemeine Regeln zur Datensicherheit und Löschkonzept Regelungen zur Bearbeitung und Revision (wer darf was ändern im Dokument) In meiner Word Vorlage ist dies z. B. so gelöst (Auszug):
Schritt 2: Identifizieren Sie Verarbeitungstätigkeiten
Gehen Sie durch Ihr Unternehmen und ermitteln Sie alle Prozesse, Tools und Personen, die ggf.
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Kein nerviges Code-Gebastel (wie man es bei Google Analytics immer im Blick haben muss). Markus Schmitt und ich haben letztens das Thema DSGVO in epischer Länge in unserem Podcast beleuchtet. Auch für diejenigen, die nicht reinhören, sind vielleicht die Links in den Show Notes interessant:
Zusätzlich haben wir uns in einer knackigen 25-minütigen Folge Matomo angeschaut. Zu guter Letzt hier noch ein günstiger Buchtipp (5, 50 EUR):
Erste Hilfe zur Datenschutz-Grundverordnung für Unternehmen und Vereine: Das Sofortmaßnahmen-Paket * (Dieses Buch hat mir sehr geholfen, die DSGVO noch besser zu begreifen. Achtung, dies ist ein Amazon-Affiliate-Link. Wenn Ihr diesen Link klickt und dann bei Amazon irgendetwas bestellt, erhalte ich eine Provision von Amazon. Ihr bezahlt keinen Cent extra, unterstützt mich dadurch aber indirekt)
Vielleicht helfen die o. Ausführungen sowie die Links dabei weiter, das Thema DSGVO/Datenschutz mit einer gewissen Nüchternheit anzugehen. Ja, das Thema ist nicht sexy, aber hier gilt es kühlen Kopf zu bewahren und die o. Schritte nach und nach abzuarbeiten.
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So können Unternehmen, die sich bereits auf den Weg gemacht haben, einzelne Schritte überspringen, während andere anhand des Fünf-Phasen-Rahmenwerks Schritt für Schritt durch die Richtlinien geleitet werden. Genauso trägt das Rahmenwerk dem Umstand Rechnung, dass jedes Unternehmen im Laufe des Prozesses eigene Bedürfnisse haben wird. Deshalb ist es so einfach und rudimentär wie möglich gestaltet. Angelehnt an die Inhaltsschwerpunkte der DSGVO sind die fünf Schritte innerhalb des Rahmenwerks jeweils in die Bereiche Datenschutz und Sicherheit untergliedert. Da beide Bereiche eng miteinander verwoben sind, hat IBM Security für uns folgende Bereichs-Definitionen gewählt: Im Bereich Datenschutz dreht sich alles darum welche Daten gesammelt werden und wieso sie verwaltet, geteilt, aufbereitet und herumbewegt werden. Der Bereich Sicherheit dagegen beschäftigt sich viel mehr mit der Frage wie die Daten kontrolliert und geschützt werden können. Das bedeutet auch: innerhalb eines Unternehmens kann Sicherheit erreicht werden, ohne Datenschutz zu gewährleisten, aber es kann kein Datenschutz gewährleistet werden, ohne Sicherheitsstandards einzuhalten.
Schritt – Arbeitsprozesse dokumentieren
Verschafft Euch als aller Erstes einen Überblick über Eure Arbeitsprozesse. Schreibt diese Prozesse z. B. in eine Excel-Tabelle oder Ähnliches. Bei welchen Prozessen werden personenbezogene Daten verarbeitet? Wie werden sie verarbeitet bzw. von wem? Sowohl online als auch offline. Ja, auch offline. In Gesprächen mit Kollegen höre ich immer wieder heraus, dass sie den Datenschutz lediglich in Bezug auf Ihre Website betrachten. Aber nein, Datenschutz bezieht sich auf sämtliche Handlungen innerhalb unseres Unternehmens. 2. Schritt – Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung
Wenn man all diese Prozesse mal aufgeschrieben hat, stellt man eventuell fest, dass die personenbezogenen Daten nicht nur zu Hause auf dem eigenen Computer verarbeitet werden, sondern dass diese Daten ggf. noch bei von anderen Unternehmen verarbeitet werden (Webhoster, Steuerberater, Cloud-Speicher, Bildergalerieanbieter, cloud-basierte Buchhaltungssoftware, Tracking-Software usw. ).
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