Der Vorteil daran ist, dass mehrere Anwender gleichzeitig darauf zugreifen können. Daher lohnt sich das, wenn es sich um Dokumente handelt, die von mehreren Personen bearbeitet werden. Ordnung im Büro nach Regeln
Nun kennen Sie die meisten Aufbewahrungsarten, mit denen Sie Ordnung im Büro schaffen können. Doch wie ordnen Sie denn nun all Ihre Dokumente und Unterlagen? Es sind einige Regeln für Ordnung im Büro zu befolgen. Lesen Sie jetzt, wie Sie Ordnung im Büro durch Ablagen und Ordner schaffen. Ordnung im Büro durch Ablagen
In die Loseblatt-Ablage kommen alle Schriftstücke, die keiner anderen Kategorie zugeordnet werden können oder aktuell sind. Meist handelt es sich dabei um Informationsschreiben oder sonstige Unterlagen. Am besten ordnen sie diese so, dass das neueste Schriftstück nach oben kommt. In der gehefteten Ablage sind die Schriftstücke geordnet. Demnach können hiervon auch mehrere Ablagen für unterschiedliche Kategorien bestehen. Sie können hier z. Rechnungen oder Angebote abheften.
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In eine gebundene Ablage ordnen Sie ebenfalls Schriftstücke ein, die zusammengehören. Allerdings sind der gebundenen Ablage die Unterlagen zuzuordnen, die Sie nie mehr an anderer Stelle abheften möchten. Sind die Einzelblätter erst einmal gebunden, können sie nicht wieder einzeln entnommen werden. Ordner für Ordnung im Büro
Mit Stehordnern können Sie im Büro ganz leicht für Ordnung sorgen. Hierfür stehen Ihnen Ordner mit unterschiedlichen Größen und Rückenbreiten zur Verfügung. Entscheiden Sie selbst, in welche Kategorie voraussichtlich viele Schriftstücke Platz finden müssen und für welche Sie auch schmale Ordner nutzen können. Beispiel: In der Regel sind schmale Ordner für Berichte, Gewerbeanmeldungen und Zugangsdaten für die Bank geeignet. Steuerunterlagen benötigen oft mehr Platz und sind in großen Ordnern besser aufgehoben. In den Stehordnern können Sie sowohl geheftete als auch ungeheftete Unterlagen aufbewahren. Klarsichtfolien sind für Ungeheftetes ideal. Tipp: Durch farbige Markierungen auf den Ordnerrücken bringen Sie noch mehr Ordnung ins Büro.
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Kundenordner, Lieferantenquittungen, Prospekte und Stromrechnungen – zum Teil noch auf den Namen des Großvaters. Suchen kostet viel Zeit "Wir sind mit dem Betrieb gewachsen, ohne dass die Organisation im Büro wirklich mitgewachsen wäre", erklärt der Chef von 70 Mitarbeitern. "Man hat hier was angefangen und dort abgelegt – und vieles dann immer wieder lange suchen müssen. " Der Gang zum Aktenschrank: jedes Mal nervig und fast schon eine innere Qual. Dieses schlechte Gefühl hat sich mit der neuen Ordnung in Motivation verwandelt. "Wir können viel konzentrierter arbeiten, weil alles auf einen Griff parat ist und nichts mehr rumliegt", sagt Oppel. Auch die Vertretung bei Krankheit oder Urlaub funktioniert reibungsloser, weil sich jeder leicht zurechtfindet. Wer im Büro nichts mehr suchen muss, spart eine Menge Zeit – und damit Geld. "Wer täglich eine Viertelstunde sucht, verliert bei einem Stundensatz von 50 Euro rund 2. 500 Euro pro Jahr und Arbeitsplatz", erklärt Sabine Graf-Werner, Büroeffizienz-Coach beim Beratungsunternehmen Sysbo aus Ostfildern.
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Diese werden anschließend in einem Ordner abgeheftet. Der letzte Stapel enthält sämtliche Papiere, die an Kollegen weitergegeben werden müssen. ➩ Schritt 3: Ordnung im Arbeitsalltag halten
Ist der Arbeitsplatz entrümpelt, ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass es auch so bleibt. Das funktioniert am einfachsten, indem Sie das oben beschriebene Ablagesystem Tag für Tag beibehalten. Unübersichtliche Papierstapel werden so schon im Keim erstickt. Kleinkram gehört nicht auf den Schreibtisch
Eine weitere Regel legen Sie bezüglich des Büromaterials fest: Tacker, Textmarker oder Notizblock werden ausschließlich in der Schreibtischschublade aufbewahrt. Mit nur einem Griff haben Sie das gewünschte Büromaterial zur Hand und ihre Schreibtischfläche bleibt übersichtlich aufgeräumt. Ordnerstrukturen aufbauen
Abgelegte Dokumente gehören, systematisch sortiert, in thematisch angelegte Ordner. Auch innerhalb eines Ordners sollte Ordnung herrschen, damit Dokumente möglichst schnell einsortiert, aber auch schnell wieder gefunden werden können.
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Am Ende des Tages: Büroschreibtisch aufräumen Ein weiterer wichtiger Punkt für die Büroordnung ist die simple Tätigkeit, den Schreibtisch am Ende des Arbeitstages auch entsprechend aufzuräumen. Auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass der nächste Arbeitstag im Büro wieder in der gewohnten strukturierten Art und Weise beginnt und dass die Arbeitseffektivität am nächsten Tag nicht durch eine Aufräumaktion leidet. Das Aufräumen des Schreibtisches am Ende des Tages kann wunderbar als tägliche Routine in den Arbeitslauf integriert werden und wird garantiert von dem Chef auch wohlwollend irgendwann zur Kenntnis genommen.
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Hierzu helfen Ihnen Schubladen-Ordnungssysteme. Auch die Schubladen benötigen Ordnung. (Bild: Pixabay/StockSnap)
Schritt 5: Arbeitsplatz reinigen Räumen Sie nun alles vom Schreitisch runter. Werfen Sie Müll weg, bringen Sie Kaffeetassen in die Küche und räumen Sie Sachen weg, die eigentlich nichts auf dem Schreibtisch zu suchen haben. Reinigen Sie Ihren eigentlichen Arbeitsplatz gründlich, auch die Sachen ( Computer, Maus... ), die auf ihm stehen. Im Anschluss stellen Sie die gereinigten Materialien und Gerätschaften ordentlich zurück. Schritt 6: Regale, Kommoden und Schubladen reinigen und einsortieren Kein Büro ohne Regale und kleine Schränke, Sideboards oder andere Büromöbel. Auch hier müssen Sie Hand anlegen. Räumen Sie wieder jeden Gegenstand komplett aus. Auch hier gilt: Heben Sie nur auf, was Sie wirklich für Ihre Bürotätigkeiten benötigen. Reinigen Sie alle Büromöbel und räumen Sie diese ordentlich mit allen Materialien wieder ein. Schritt 7: Der letzte Schliff Super, Sie haben es fast geschafft.
Da wird sich eine frische Tasse aus dem Schrank genommen und anschließend mit einem Rest Kaffee einfach auf die Ablage gestellt. Zum Abwaschen ist keine Zeit, weil alle unter Stress stehen. Wenn man die Kaffeeküche betritt, erblickt man sofort die Berge schmutzigen Geschirrs und riecht den Abfall. Da vergeht nicht nur der Appetit, sondern auch die gute Laune verfliegt. Viele kämpfen dagegen mit Schildern an, die zur Ordnung aufrufen. Sie erweisen sich jedoch meistens als wirkungslos. Am besten ist es, wenn sich die Kollegen zusammensetzen und einen Putzplan erstellen. Darin legen Sie fest, wer jeweils im Wechsel für die Büroküche zuständig ist. Am besten sind immer 2 Kollegen dafür verantwortlich. Legen Sie im Putzplan auch fest, was genau geputzt werden soll. Übrigens kann der Chef die Mitarbeiter nicht dazu zwingen, die Büroküche zu putzen. Wenn sie jedoch zu schmutzig ist, kann er sie sperren lassen und ihre Benutzung aus hygienischen Gründen verbieten.