Hilfe bei der Verschlagwortung
bitfarm-Archiv DMS bietet die automatische Verschlagwortung durch Regeln und macht die händische Verschlagwortung so einfach wie möglich. Zu jedem möglichen Zeitpunkt, ob direkt nach dem Scannen oder später im Archiv, stehen einige Hilfsmittel zur Verschlagwortung zur Verfügung. Der Anwender kann mithilfe einer OCR-Maske einen Bereich auf einem Dokument markieren und das zu verschlagwortende Datenbankfeld auswählen. Sofort wird das Feld mit der Information aus dem Dokument gefüllt. Der Anwender kann sogar Teileingaben in einem Feld tätigen und diese vom DMS mit bekannten Werten vervollständigen lassen. Ganze Datensätze können mit einem Klick gefüllt werden. Verschlagwortung vereinfacht. Anpassung an den vorhandenen Unternehmensprozess
bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement passt sich an die jeweilige Arbeitsweise und den zeitlichen Ablauf im Unternehmen an. Es spielt keine Rolle, ob Dokumente gleich beim Scannen korrekt verschlagwortet werden oder ob dies zu einem späteren Zeitpunkt von anderen Personen geschieht.
Verschlagwortung Vereinfacht
Sofort verfügbar: Unmittelbar nach dem Einpflegen der Dokumentations-Einheiten/Objekte in das System können die Indexierungs-Ergebnisse zur Recherche genutzt werden. Verlässlich: Eine automatische Indexierung erzeugt Ergebnisse von gleichbleibender Qualität. Kostengünstig bei steigendem Dokumentations-Volumen: Der minimierte Personal-Aufwand erlaubt eine Steigerung der Zahl der zu erfassenden Dokumentations-Einheiten ohne in gleichem Maße steigende Kosten zu verursachen. Sehr gut geeignet für vorstrukturierte oder relativ gleichförmig strukturierte Dokumente in geringer sprachlicher Varianz. Nachteile der automatischen Indexierung
Ungenau: Im Ergebnis eines Recherche-Vorganges ausgeworfene Trefferlisten sind nicht zwangsläufig vollständig (gemessen am Recherche-Ziel); die Treffer selbst sind in ihrer Gesamtheit nur weitestgehend relevant. Unflexibel: Die Software-Lösung ist aus sich selbst heraus nicht in der Lage, auf aktuelle Entwicklungen reagieren zu können. Begrenzte Variabilität: Verbale Umschreibungen von Sachverhalten ohne deren explizite begriffliche Benennung werden nicht erkannt.
Dass er die Rechnungen für die Rückgabe zu Hause hat liegen lassen, leider nicht. Doch anstatt nochmal umkehren zu müssen, sucht Max in Docutain über das Schlagwort Möbel nach den digitalisierten Versionen der Rechnungen. So kann er die Möbel zurückgeben und sich anschließend auf den Weg zu seiner Freundin Tina und Ihrer gemeinsamen neuen Wohnung machen. Und nun liegt es an Ihnen! Laden Sie sich Docutain für Ihr Smartphone und den Desktop herunter und gestalten Sie Ihr persönliches Ordnungssystem mit Schlagwörtern.